Executive Assistant / Senior EA, Paris Office

Information

Position: Executive Assistant (EA)
Contract type: Permanent/CDI
Status: ETAM / Non-executive
Grade: Support Level
Location: 43 Avenue de l`Opera, 75002 Paris
Hybrid arrangement: 4 days in the office, 1 day remote
 

Responsibilities

• Full diary management for junior and senior professionals
• Schedule meetings, conference calls, and video conferences both internally and externally
• Arranging international and domestic travel (flights, hotels, cars etc.) via the company travel partner
• Assisting in preparation and printing of presentations & proposals
• Completing corporate card expenses and out-of-pocket expenses via the Workday system
• Telephone and email coverage 
• Procuring stationery and other office supplies 
• Archiving, filing, scanning and printing documents
• Occasional administrative assistance for colleagues from other office locations when they visit the Paris office
• Occasional cover for Support Team members’ administrative tasks, for example in cases of short-term leave or illness 
• Various team support tasks such as reception of guests at the Temasek office, interactions with office suppliers, booking meeting rooms and upkeep of internal files
• Support of special projects like team offsites, office events, advisory board meetings, recruitment efforts, communication events and institutional relationship building
• General ad-hoc office duties
   

Requirements

• 5-8 years of EA experience, ideally within the Financial Services industry or in a fast-paced international work environment
• Experience working for a global team, including an appreciation of cultural differences, and efficiency working across different time zones 
• Proficient in Advanced MS Office including Word, MS Outlook, Excel, and PowerPoint
• Must be a team player with a proactive attitude, take initiative and be able to work with limited supervision
• Able to work in a fast-paced environment
• Excellent verbal and written communication skills at all levels with perfect bilingual proficiency inEnglish and French 
• Ability to handle multiple tasks and competing priorities, often with tight deadlines
• Knowledge of Workday for processing expenses is a plus

Competencies:

• Proven team player with a proactive style, takes initiative and has ability to work with limited supervision
• Excellent communication skills at all levels 
• Ability to work calmly and efficiently in a pressurised environment with limited supervision
• Ability to handle multiple tasks and competing priorities often with tight deadlines
• Good attention to detail 
• Willingness to help
   

Informations

Poste: Assistant(e) Exécutif(ve) (EA)
Type de contrat: Permanent/CDI
Statut: ETAM / Non-exécutif
Grade: personnel administratif 
Lieu: 43 Avenue de l'Opéra, 75002 Paris
Arrangement hybride: 4 jours au bureau, 1 jour télétravail
 

Responsabilités

• Gestion complète de l'agenda pour les professionnels juniors et seniors
• Planification de réunions, conférences téléphoniques et vidéoconférences internes et externes
• Organisation des voyages internationaux et domestiques (vols, hôtels, voitures, etc.) via le partenaire de voyage de l'entreprise
• Aide à la préparation et à l'impression de présentations et de propositions
• Catégorisation et facturation des dépenses d'entreprise et des frais personnels via le système Workday
• Prise en charge des appels téléphoniques et des e-mails
• Approvisionnement en fournitures de bureau et autres besoins
• Archivage, classement, numérisation et impression de documents
• Assistance administrative occasionnelle pour les collègues d'autres bureaux lors de leur visite au bureau de Paris
• Couverture occasionnelle des tâches administratives des membres de l'équipe de soutien, par exemple en cas d'absence de courte durée ou de maladie
• Diverses tâches de soutien à l'équipe, telles que l'accueil des invités au bureau de Temasek, les interactions avec les fournisseurs de bureau, la réservation des salles de réunion et la gestion des fichiers internes
• Support de projets spéciaux tels que des séminaires d'équipe, des événements de bureau, des réunions de comités consultatifs, des efforts de recrutement, des événements de communication et le développement des relations institutionnelles
• Tâches administratives diverses

Exigences

• 5 à 8 ans d'expérience en tant qu'EA, idéalement dans l'industrie des services financiers ou dans un environnement de travail international rapide
• Expérience de travail au sein d'une équipe internationale, avec une compréhension des différences culturelles et une efficacité dans le travail à travers différents fuseaux horaires
• Maîtrise avancée de MS Office, y compris Word, MS Outlook, Excel et PowerPoint
• Doit être un joueur d'équipe avec une attitude proactive, prendre des initiatives et être capable de travailler avec peu de supervision
• Capacité à travailler dans un environnement rapide
• Excellentes compétences en communication orale et écrite à tous les niveaux, avec une maîtrise parfaite de l'anglais et du français 
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités concurrentes, souvent avec des délais serrés
• Connaissance de Workday pour le traitement des dépenses est un plus

Compétences

• Joueur d'équipe prouvé avec un style proactif, prend des initiatives et a la capacité de travailler avec peu de supervision
• Excellentes compétences en communication à tous les niveaux
• Capacité à travailler calmement et efficacement dans un environnement sous pression avec peu de supervision
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités concurrentes souvent avec des délais serrés
• Bonne attention aux détails
• Volonté d’aider